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der   b2bconnector

               für sicheren und vollautomatisierten Geschäftsdatenaustausch

Wie die Sicherheitsfunktionen von ddimail die Voraussetzung dafür schaffen, dass einkommende E-Mails ohne manuellen Zugriff unbesehen ("dunkel") zur Weiterverarbeitung an nachfolgende Systeme weitergeleitet werden können, haben wir wir detailliert auf unserer "technischen" Produkt-Homepage www.ddimail.de dargestellt.

Wie Sie mit ddimail Ihren geschäftlichen Nachrichten- und Datenaustausch transformieren

Mit der weit verbreiteten, aber unsicheren klassischen E-Mail, dem bedingt revisionssicheren, aber durch die Umstellung auf VoIP technisch problembehaftetem Fax sowie den bei Großunternehmen obligatorischen B2B-Datenaustauschsystemen auf Basis moderner Übertragungsprotokolle gibt es 3 unabhängige voneinander genutzte Kommunikationswege über das Internet.

Der b2bconnector ermöglicht systemübergreifenden Geschäftsdatenaustausch

​ddimail kombiniert die Vorteile dieser 3 Übertragungswege, wie die einfache und preiswerte Nutzung von E-Mail und Fax mit der sicheren Anwendung sowie der Revisionssicherheit moderner B2B-Übertragungssysteme und bündelt sie in einer Software.

​jede Versandfunktion kann für Übertragungen zu jedem empfangenden System genutzt werden

E-Mail​

  1. eingehende E-Mails werden als sichere "ddimail" an den bestehenden E-Mail-Client weitergeleitet.             Die individuelle Konfiguration des b2bconnectors ermöglicht die Weiterleitung an unterschiedliche Konten innerhalb des E-Mails-Clients des Empfängers sowie auch an völlig andere Empfänger. In unserem nachfolgenden Praxistipp finden Sie dazu interessante Anwendungsbeispiele. 
  2. mit der "Sofortdruck"-Funktion können  einkommende E-Mails bzw. E-Mail-Anhänge sofort auf einem angeschlossenen Drucker ausgegeben werden, bspw. regelmäßig eingehende Rechnungen im PDF-Format
  3. strukturierte E-Mail-Anhänge (CSV, XML, EDI), aber auch Nachrichtentexte können direkt mit bspw. Excel geöffnet oder zur automatisierten Weiterverarbeitung den entsprechenden Softwaresystemen gemäß deren individuellen Anforderungen zur Verfügung gestellt  werden, auch eine Weiterleitung zur E-Mail-Archivierung  ist möglich

Fax-Funktionalität

Mit der "scan&send"-Funktion des b2bconnectors können in Papierform vorliegende Dokumente eingescannt und rechtssicherer als klassische Faxe übertragen werden. Üblicherweise im PDF-Format eingehende, gescannte Belege können 

  1.  als E-Mail-Anhang an den lokalen E-Mail-Client weitergeleitet werden
  2. sofort ausgedruckt werden
  3. Softwareanwendungen, bspw. OCR-Systemen zur automatisierten Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden

​Datenübertragungen

Auch aus Softwareanwendungen automatisiert generierte, strukturierte Datenformate können

  1. als E-Mail an den lokalen E-Mail-Client weitergeleitet werden
  2. sofort ausgedruckt werden, und das unter Verwendung interner  Konvertierungsfunktionen auch in einem lesbaren Format 
  3. eigenen Softwareanwendungen zur automatisierten Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Eine  Liste verschiedenster Anwendungsbereiche und entsprechender Softwarelösungen finden Sie in der nachfolgenden Aufstellung oder unter entsprechenden Menüpunkten im Hauptmenü.

Praxistipp!

Neben der Möglichkeit, den E-Mails von bestimmten Absendern individuelle Aktivitäten zuzuordnen, wie den sofortigen Ausdruck oder die Weiterleitung zur automatisierten Weiterverarbeitung, können Sie sie auch bestimmten Konten in Ihrem E-Mail-Client zuordnen.
Neben dem "normalen" Posteingang, in dem erst einmal alle E-Mails bspw. per IMAP-IDLE-Abruf in Echtzeit auflaufen und eine entsprechende Meldung in einem Fenster angezeigt wird, können Sie bspw.
 - Newsletter und regelmäßige allgemeine Informationsmails mit geringer Priorität in ein separates Postfach "news" weiterleiten, welches Sie nur selten und außerhalb der Stoßzeiten abrufen
 - Spam-E-Mails, die von Ihrem E-Mail-Provider bereits als Spam deklariert sind, in einem separaten Konto empfangen, das evtl. von allen Mitarbeitern genutzt und vom Systemadministrator überwacht wird
 - private E-Mails, sofern dies überhaupt erlaubt ist, in ein separates Konto weiterleiten, das nur in geeigneten Pausen oder nach Feierabend abgerufen werden darf
 
Organisieren Sie mit Hilfe des b2bconnectors die Flut eingehender E-Mails, reduzieren Sie den manuellen Aufwand durch vollautomatisierte Weiterverarbeitung und ersparen Sie sich jeden Tag zig-Minuten Arbeitszeit - und die damit verbundenen Kosten.
 
 

wie Sie mit dem b2bconnector sicher kommunizieren und Prozessabläufe digitalisieren

E-Mails regelbasiert an Softwareanwendungen aller Art weiterleiten und automatisiert verarbeiten

DOKUMENTENMANAGEMENT
für Dokumente aller Art

RECHNUNGSEINGÄNGE
Rechnungseingänge "dunkel" verarbeiten

DATENKONVERTIERUNG

standardisierte Datenformate (EDI, ZUGFeRD, XRechnung) sowie interne strukturierte Dateien (CSV, XLS) lesen bzw. erzeugen


KUNDENMANAGEMENT

Kundenkontakte pflegen und Korrespondenz korrekt zuordnen


AUFTRAGSBEARBEITUNG

Preislisten und Angebote verschicken, Anfragen und Aufträge empfangen, Lieferscheine und Rechnungen drucken und versenden

BESTELLWESEN
Produktkataloge importieren, Bestellungen tätigen, Waren- und Rechungseingänge buchen


PRODUKTMANAGEMENT

Artikelstammdaten und Preislisten zentral verwalten, importieren und exportieren


PRODUKTIONSPLANUNG


DIGITALISIERUNG
analoge PDF-Dokumente o.ä. per "optischer Zeichenerkennung" digitalisieren


BUCHHALTUNG

Buchungsdaten und Nachrichten rechtssicher austauschen mit Steuerberatern, Finanzamt und Co.


EXCEL, WORD, POWERPOINT, ...

Office-Dokumente öffnen und manuell oder automatisiert weiterverarbeiten


ARCHIVIERUNG
E-Mails rechssicher archivieren und sichern


Wie sie den E-Mail-Adressen der Absender automatische Aktionen zuordnen können

  • Wählen Sie über Partnerwahl eine E-Mail-Adresse aus der Liste der Absender aller eingegangenen E-Mails aus.

    Über die Suche können Sie die Auswahlmöglichkeit auf den enthaltenen Suchbegriff reduzieren.

  • Zu einer E-Mail-Adresse können mehrere Partnereinträge erfasst werden, die unter bestimmten Bedingungen die damit verknüpften Aktionen ausführen.

    Nach Auswahl eines Partnereintrages werden in der linken Spalte des Fensters die "technischen Daten" der E-Mail angezeigt sowie in der rechten Spalte die ggf. bereits eingetragenen Aktionen.


  • Außerdem ist es hier möglich, die E-Mails des gewählten Absenders "manuell" als Spam zu kennzeichnen.

    Aktivieren Sie hier die automatische Sendung einer Empfangsbestätigung (MDN) oder einer Unzustellbarkeitsbenachrichtigung (NDR) per E-Mail. Weitere Details und Anwendungsmöglichkeiten zu diesen hilfreichen Optionen finden Sie im nachfolgenden Praxistipp.

    Um die in verschlüsselten ZIP-Archiven enthaltenen Dateien automatisiert weiterverarbeiten zu können, kann hier ein individuell vereinbartes Passwort hinterlegt werden.

  • Wenn Sie drucken aktivieren, werden PDF- oder Textdateien sofort ausgedruckt, entweder auf dem Standard-Drucker, oder auf einem über das Auswahlfeld aufgeführten Drucker.


    Mit speichern werden die Dateianhänge in einem definierten Pfad abgelegt.

    Auf Wunsch können strukturierte Daten im EDI-Formate als PDF ausgegeben werden.

  • Die Dateien können zur automatisierten Verarbeitung an eine oder mehrere externe Softwareanwendungen weitergeleitet werden. Die Anbindungen können Sie hier konfigurieren.


  • E-Mails können außerdem an andere eigene E-Mail-Konten oder auch an andere E-Mail-Empfänger umgeleitet werden.


PRAXISTIPP!

Eine automatisch generierte und per E-Mail übermittelte Empfangsbestätigung (MDN - message disposition notification) bestätigt dem Absender die nachweisbar korrekte Übermittlung der E-Mail. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für automatisierten elektronischen Datenaustausch und elementarer Bestandteil üblicher B2B-Kommunikation auf Basis von AS2. Neben der Verschlüsselung der Daten und der eindeutigen Identifikation des Absenders ermöglicht eine MDN die Nachvollziehbarkeit der Übertragung und damit revisionssicheren Datenaustausch.

Mit ddimail können Sie Ihrem Kommunikationspartner eine MDN einfach und vollautomatisch zur Verfügung stellen, aber fordern Sie sie auch konsequent von ihm zurück. Und zwar bei jeder Übertragung - auch ohne sie jeweils manuell anfordern zu müssen.

Mit der Übermittlung einer Unzustellbarkeitsbenachrichtigung (NDR - non delivery receipt) ermöglicht ddimail genau das Gegenteil. Ohne eine entsprechende Rückmeldung kann der Versender davon ausgehen, dass die E-Mail korrekt zugestellt wurde. Eine NDR meldet, dass die E-Mail aus verschiedenen Gründen nicht zugestellt werden konnte, z.B. weil die Adresse nicht existiert oder durch E-Mail-Security-Systeme blockiert wurde. Die mit ddimail gesendete NDR gibt darüber keine Auskunft, so dass der Massenmail-Versender Ihre E-Mail-Adresse idealerweise irgendwann aus seiner Datenbank entfernt.

Da die zentrale ddimail-Absenderdatenbank von allen Mitarbeitern in einem lokalen Netzwerk gemeinsam genutzt wird, ist je Absender nur eine Aktivierung der NDR erforderlich und auch die Kollegen bleiben von den E-Mails dieses Absenders verschont.

Software-Anwendungen für den Im- und Export unternehmensübergreifender Geschäftskorrespondenz

Dokumentenmanagementsysteme

für Dokumente aller Art

Rechnungseingangsverarbeitung

für Rechnungen in verschiedensten Formaten, ggf. mit vorheriger OCR

Buchhaltungssysteme

für Buchungsstapel, Debitorenlisten u.v.m.

Auftragsbearbeitung/ Warenwirtschaf/ERP-Systeme​

für eingehende Bestellungen, ggf. unter Verwendung einer Shop-Schnittstelle für den Auftragsimport

Bestellwesen/ ERP-Systeme

für eingehende Angebote sowie Artikelkataloge und Preislisten der Lieferanten

​EDI-Konverter​

für alle standardisierten Belegdatenformate, wie bspw. EDIFACT, ZUGFeRD, XRechnung oder Order-X zur Konvertierung in individuelle Importformate

E-Mail-Archivierungslösungen

für  alle eingehenden E-Mails, die Archivierung erfolgt optional bereits auf dem ddimail-Server

Web-Shop-Systeme

vollautomatisierbarer bilateraler Datenaustausch von Produktdaten, Preisen & Beständen sowie Aufträgen zwischen b2bconnectoren auf dem WebShop- und dem ERP-Server, per AS2 anstatt per FTP o.ä.

​Excel

für individuell abgestimmte XLS- oder CSV-Dateien

​CAD/CAM-Systeme​

für Konstruktionszeichnungen o.ä.

Die klassische eMail über das einfache SMTP-Protokoll erweist sich zunehmend als ungeeignet für den zuverlässigen Austausch von Nachrichten und Daten zwischen Unternehmen. Mit dem b2bconnector und ddimail bringen Sie Ihre Unternehmenskommunikation auf eine neue Sicherheitsstufe - eine Stufe, die bei großen Unternehmen längst etabliert ist.

Thomas  Haarmeyer - Geschäftsführer ediware GmbH